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Das moderne Intranet im Wandel

Das Information Office als Erfolgsfaktor

Alljährlich zur CeBIT strömt eine Flut Heils-verkündungen aus der IT-Welt über uns herein. Grenzenlose Kommunikation und Erreichbarkeit sind die Maxime unserer Zeit. Sowohl im Büro als auch daheim und selbstverständlich unterwegs: Wir sind heute rund um die Uhr auf "standby" und grenzenlos erreichbar - wir leben "online".

Heute ist jedes Handy leistungsfähiger als ein PC es vor wenigen Jahren noch war. Für Unternehmen wird dabei jede Investition in die technische Infrastruktur zur weit reichenden IT-Entscheidung. Die Angst vor den Investitionsgräbern der vergangenen Jahre weicht zunehmend der Sorge, unerwartet in der Hightech-Sackgasse zu landen.
Dabei sind die Wünsche aus Unternehmenssicht doch uralt. Unternehmen wollen ungehindert wachsen können. Die Technik (Hardware) soll dabei in erster Linie flexibel auf aktuelle Bedürfnisse abstimmbar sein und idealerweise untereinander integrierbar sein. Die eigentlichen Lösungen (Software) sollen Transparenz schaffen, Entscheidungen beschleunigen und die Kommunikation gewährleisten usw.

Auch die Anforderungen sind nicht neu: strukturierte Information, hohe Verfügbarkeit und integrierte Kommunikation. Und da liegt die eigentliche Crux. Irgendwie muss alles miteinander sprechen und arbeiten können. Egal, ob wir nun von Intranet, Portalen oder Komplettlösungen sprechen, eine integrierte Plattform ist notwenig. Dieses virtuelle Dach, das die oftmals heterogenen Lösungen sinnvoll und stabil vereint. Nennen wir es einfach: „Information Office“.

> Die Vorzüge im Überblick

Grundsätzlich basiert das Intranet als unternehmensweites Kommunikationsnetz auf der Internet-Technologie. Es ist in der Regel nicht öffentlich zugänglich und bietet gegenüber der klassischen Webseite zahlreiche Dienste und Anwendungen quasi als „private” Seite des Internets. Längst ist das Intranet zum elementären und erfolgskritischen Bestandteil im Geschäftsalltag von KMU's, Teilen großer Unternehmensstrukturen sowie öffentlichen Verwaltungen geworden.
Die Gründe für die Einrichtung eines „Information Office“ liegen auf der Hand: Sämtliche firmenrelevanten Informationen werden an jedem Ort, zu jeder Zeit in der gleichen Version mittels kostenlosem Standard-Browser zur Verfügung gestellt. Völlig unabhängig davon, welche Infrastruktur oder Hardware-Plattform am jeweiligen Firmenstandort genutzt wird.
Jedes Intranet ist dabei so gut, wie es mit Leben gefüllt wird. Nicht die technischen Raffinessen, sondern die einfache Bedienbarkeit und der klare Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter sind die eigentlichen Erfolgsfaktoren. Als gelebte Unternehmensorganisation ist jedes „Information Office“ ein fortwährender Prozess.

> Das Angebot

Müssen IT-Verantwortliche zur Erfüllung ihrer gerechtfertigten Wünsche also nach Walldorf oder in andere IT- Hochburgen pilgern? Wohl kaum. Das Angebot reicht auf Seiten der Softwarehersteller von Anbietern fertiger und erweiterbarer Intranetlösungen „out of the box” wie z.B. „Intrexx Intrapact” (http://www.intrapact.com) oder „Team Works” (http://www.cas.de/Produkte/ teamWorks) über eine Vielzahl webtauglicher Speziallösungen bis hin zu Basislösungen aus dem Hause Microsoft (Windows SharePoint Services: http://www.microsoft.com/germany/ms/sharepoint2003/index.htm ).
Bemerkenswert sind dabei stets die Historie und das begriffliche Durcheinander der Produkte. Diese sagen viel über die tatsächlichen Leistungen aus. Ob als Mittelstandslösungen angepriesen, wie beispielsweise im Hause SAP oder als Enterpriselösungen oder als modulare Suiten. Das fertige Plug & Play-Paket bleibt eine schöne Utopie. Dass Anbieter von beispielsweise CRM- oder Projektmanagement-Lösungen inzwischen auch webtaugliche Varianten anbieten, verspricht längst keine integrierte Gesamtlösung. Der von den Herstellern zum Teil versprochene „Maßanzug von der Stange” würde konfektionierte Unternehmen voraussetzen, die es glücklicherweise nicht gibt.

> Worauf es ankommt

In der Praxis sind die Fragen schnell gestellt: Wie werden Projektdaten ohne Zusatzaufwand oder Redundanz im Controlling verarbeitet? Wie lassen sich sämtliche Kontakte, über typische Vertriebslösungen hinaus, auch anwendungsübergreifend aufrufen? Jeder Mitarbeiter hat für sich höchst unterschiedliche Sichtweisen auf ein und dieselben Informationen.
Hier besteht der eigentliche Reiz des „Information Office”. In der stets individuellen Gestaltung und Abbildbarkeit der eigenen Unternehmensprozesse und der damit notwendigen Anwendungen, Workflows, Rechte, Übersichten und Auswertungen. Diesem System Dynamik und Leben einzuhauchen, ist eine immanente und fortwährende Unternehmsaufgabe. Je leichter sich diese Herausforderungen umsetzen lassen und je mehr Werkzeuge dafür die ausgewählte Lösung bietet, desto schneller und nachhaltiger der Erfolg und desto überschaubarer das Investitionsrisiko.
Einen praktischen Überblick für sinnvolle Einsatzgebiete, finanzierbare Lösungen und wertvolle Tipps zur Ein- führung des Information Office bieten wir in der Fortsetzung der nächsten Ausgabe unter dem Titel: „Die Grundpfeiler des Erfolgs. Lösungen im Information Office”.

(Robert Bruch)