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Wie Vertriebsleiter die richtigen Prioritäten setzen

Der „Aufschieberitis“ den Kampf ansagen

„Die Berichte der Regionalleiter kann ich morgen durchsehen, und dann lese ich endlich auch den wichtigen Fachartikel“ – im Büro des Vertriebsleiters türmen sich Telefonnotizzettel,Verkaufstabellen, Protokolle,Angebotsanfragen, ungelesene Magazine und andere unerledigte Aufgaben. Ist „Aufschieberitis“ eine unheilbare...

Krankheit?
Beim Kampf gegen die „Aufschieberitis“ nutzt die Unterscheidung zwischen Unwichtigem, Dringlichem und Wichtigem: So manches, was der Vertriebsleiter aufschiebt, kann, ja muss aufgeschoben und in der Ablage „P“, dem Papierkorb, entsorgt werden. Dringliche Aufgaben sollte er rasch angehen – sie sind aber nicht immer so wichtig, als dass sie nicht auch von seiner Assistentin erledigt werden könnten. Wichtige Dinge hingegen, die nicht eilig sind, terminiert er, die wichtigen und dringlichen Aufgaben jedoch erledigt er sofort – etwa Führungsaufgaben.

Entscheidungskriterien

Welche Entscheidungskriterien helfen bei der Beurteilung, was dringlich, was wichtig ist? Relevant ist die Werteskala des Vertriebsleiters: Steht die Mitarbeiterführung über allem, hängt die Beantwortung der Frage nach der Dringlichund Wichtigkeit davon ab, ob eine Aktivität seinen Führungsaktivitäten dient. So kann die Lektüre des Fachartikels durchaus dringlich und wichtig sein – wenn er eine Information enthält, die er am nächsten Tag für das Aufbaugespräch mit dem demotivierten Verkäufer benötigt. Wenn das Betriebsklima verdüstert ist, weil zwei Mitarbeiter einen heftigen Konflikt austragen, genießt natürlich die Konfliktlösung Priorität, der Artikel bleibt erst einmal ungelesen. Ähnliches gilt für die Verkäufer: Dominiert die „Kundenorientierung“ die Werteskala, dient dieser Wert als Entscheidungskriterium, was das wirklich Wesentliche ist.

Die „Aufschieberitis-Typologie“

Was ist zu tun, wenn die Krankheit selbst bei den wichtig-dringlichen Dingen zuschlägt? Der Vertriebsleiter sollte sich einem „Aufschieberitis“-Typ zuordnen:

- der Perfektionist kommt nicht dazu, sich um das Wichtig-Dringliche zu kümmern, weil er sich detailverliebt und planungsbesessen verzettelt

- der Unorganisierte, weil er im Chaos ertrinkt und den Anfang nicht findet

- der Entscheidungsschwache, weil er aus Angst vor dem Handeln die Dinge lieber vor sich herschiebt – so kann er nichts falsch machen

- der Stress-„Liebhaber“, weil er glaubt, er gewinne Autorität durch permanente Überbeschäftigung Menschen schließlich, die Handlungsdruck brauchen, schieben etwas vor sich her, bis es zu spät ist: Die Vorbereitung des Meetings mit den Mitarbeitern ist nicht mehr möglich!

Die kleine Typologie zeigt: Vertriebsleiter leiden aus unterschiedlichen Gründen an „Aufschieberitis“. Wer analysiert, zu welchem Typ er gehört und sich notiert, welche Dinge er warum ganz besonders gern verschiebt, kann nach der Diagnose die Therapie einleiten und sich von behindernden Überzeugungssätzen verabschieden, zum Beispiel dem, immer perfekt sein zu müssen. Der Vertriebsleiter entwickelt dann eine persönliche und punktgenau auf seinen Typus abgestimmte Arbeitsmethode, die es ihm erlaubt, Aufgaben, die er gerne verschiebt, konsequent und effektiv anzugehen.

Umfangreich, zeitintensiv und unangenehm

Welche Eigenschaften haben Aufgaben, die der „Aufschieberitis“ zum Opfer fallen?

Zumeist sind sie umfangreich, zeitintensiv und daher unangenehm. Bei umfangreichen Aufgaben bietet die Zergliederung in mehrere Teilschritte sowie die Konzentration auf den ersten Schritt Unterstützung: Das Riesenpaket „Meeting vorbereiten“ besteht aus den Teilaspekten „Meetingziele festlegen und Teilnehmerliste erstellen“, „Agenda vorbereiten“ und „Organisatorisches: Raum, Medien bereitstellen“ – der Vertriebsleiter beginnt mit der Festlegung der Ziele.

Bei zeitintensiven Aufgaben hilft das Pareto-Prinzip – die 80:20 Regel –, nach dem bereits 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Kraft 80 Prozent der Ergebnisse erbringen. So lassen sich beispielsweise mit 20 Prozent der Kunden in der Regel 80 Prozent des Umsatzes generieren. Mit dem Grundsatz des Volkswirtschaftlers Vilfredo Pareto (1848-1923) stellt der Vertriebsleiter fest, welches seine Ergebnisverursacher, also jene 20 Prozent, sind. Er verleiht diesen Aspekten absolute Priorität – der „Rest“ wird terminiert und delegiert. So gewinnt er Zeit fürs Wesentliche.

Eine Methode, unangenehme Aufgaben anzugehen, besteht darin, sie als notwendig zu definieren, zu bündeln und jeden Tag zu einem festgelegten Zeitpunkt zu bearbeiten: Organisatorisches etwa erledigt der Vertriebsleiter gleich zu Beginn seines Arbeitstages – das „Unangenehme“ ist vom Tisch, der Kopf frei für Kunden und Mitarbeiter. Bewährt hat sich zudem der Einsatz von Checklisten: Dort notiert der Vertriebsleiter jene Aufgaben und den Zeitpunkt, wann er sie sich vornimmt – und den Erledigungsvermerk. Augenfällig verkürzt sich die Liste mit „aufgeschobenen Aufgaben“ – das sorgt für zusätzliche Motivation.


Christine Tuchscherer ist Unternehmenscoach und Trainerin für den Vertrieb und das Management.

Kontakt:

INtem Firmengruppe München

c.tuchscherer@effizienz-coaching.de

www.effizienz-coaching.de

(Christine Tuchscherer)