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Immer das Ziel im Auge behalten...

Erfolge in turbulenten Zeiten verwirklichen

Turbulenzen und unvorhergesehene Dynamik sind heute die stärksten Faktoren unseres Lebens – an der Börse, in der Politik und im privaten Leben. Die Welt dreht sich immer schneller. Wir erfahren es nachhaltig: Ziele, die nach gängigen quantitativen Methoden entwickelt wurden, tragen nicht mehr. Einst stabile Märkte - sie werden zunehmend unberechenbarer. Hyperwettbewerb in schwieriger Konjunkturlage und Planungsunsicherheiten bestimmen das Szenario.

Als die Chancen der New Economy sich in eine Fata Morgana auflösten waren nach dem „hype“ urplötzlich Stagnation, gar Rezession angesagt. Mit der Börsenblase platzten auch die Träume, Lebensentwürfe und Vermögensziele vieler, auch finanzkräftiger Anleger. Unvorhersehbare und zunehmend konfliktträchtige militärische Ereignisse, bröselnde langbewährte Bündnisse, hohe Staatsverschuldungsquoten und soziale Veränderungen auch bei uns, schwindendes Vertrauen in die Politik, Unternehmens- und Wirtschaftskrisen sprechen eine deutliche Sprache am Beginn des neuen Jahrtausends. Wer hat schlüssige Antworten?

Was in politischen und wirtschaftlichen Bereichen gilt, wird uns, unsere Umwelt, unsere beruflichen Beziehungen, unsere Karriere und unsere privaten Lebensziele berühren. Die Biografien vieler Menschen gestalten sich mehr und mehr mit unvorhergesehenen Brüchen und Krisen. Dies gilt ebenso für die Entwicklung und Lebenszyklen von Unternehmen, Projekten und Geschäftsbeziehungen. Vertriebsbezogene Managementprozesse finden oft in wesentlich rauherem Verhandlungsklima statt, Produktzyklen werden unübersichtlich. Viele Finanzdienstleister und Vertriebsexperten rätseln, wie sie auf ihre aktuell nicht mehr realisierbaren Ergebnisvorgaben und Ziele reagieren sollen.

Persönliche Ressourcen und Psychohygiene

Es macht keinen Sinn, die operative Hektik zu verdoppeln, wenn das Ziel aus den Augen ist. Seien wir uns bewusst, dass es vornehmlich eine Frage der eigenen Psychohygiene, des positiven Denkens und der mentalen Fitness, unserer Ausstrahlungs- und Entschlußkraft ist, ob und wie effektiv wir Ziele realisieren. Diese persönlichen Ressourcen sind es, die wirkliche Gewinner systematisch und konsequent fördern und entwickeln. Was denken Sie - könnte selbst ein überzeugendes Ziel von einem Menschen erreicht werden, der sich morgens bereits der Berieselung mit Negativ-Nachrichten aussetzt? Stellen Sie sich einmal vor, ein Finanzdienstleister nimmt morgens durch die Medien gleich die neuesten Arbeitslosenzahlen, die neuen Pläne zu Steuer- und Abgabenerhöhungen bei gleichzeitigem Abbau der Sozialsysteme, die neueste deutsche Staatsverschuldungsquote und die Pleite eines großen Lebensversicherers auf ... Dieser Finanzdienstleister hat Führungs- und Verhandlungsaufgaben, soll Visionen und Ziele authentisch vorleben, motivieren, überzeugen, komplexe Inhalte glaubwürdig vermitteln, ein Meeting mit der Geschäftsleitung strukturiert und zielbewusst über die Bühne bringen und Kunden von einem neuen Konzept begeistern.

Wer allen Ernstes glaubt, der Mann könnte dies nach all dem Nachrichtenkonsum in mental und rhetorisch guter Form und mit persönlich starker Ausstrahlung, der weiß entweder eine Bezugsquelle für Miraculix’ legendären Zaubertrank – oder er macht sich etwas vor. Eine gute Methode, sich abzugrenzen ist, Nachrichtenzeiten selektiv einzuhalten und sich genau klar zu machen, was man beeinflussen kann und was nicht. Es gilt, die Konsequenzen aus den Nachrichten für’s Privatleben herauszufiltern, Maßnahmen zu treffen: neue Steuer- oder Anlagestrategien, wichtige Infos zur Gesundheit etc. umsetzen. Zielbewusste und erfolgreiche Menschen machen sich nicht zu Opfern einer Gesellschaft, die über immer mehr beliebige Information und über immer weniger sinnstiftendes Wissen verfügt. Sie konzentrieren sich auf das gelungene Management ihrer gut formulierten Ziele.

Gut formulierte Ziele

Wie sehen gut formulierte Ziele genau aus? Was bewirken Sie in unserer Psyche? Wie verankern wir sie richtig in unserem rationalen Denken, in unserer Vorstellungskraft und in unseren Gefühlen? Wie definieren wir sie? Wie können sie uns Kraft zum motivierten Handeln, zum tatkräftigen Zupacken geben in diesen Zeiten, in denen alles sich so schnell dreht und morgen vielleicht nicht mehr gilt, was heute noch sicher scheint? Ein Patentrezept dafür, jede komplexe Situation, jeden Konflikt, jede unvorhergesehene Entwicklung und unvermutete Veränderung perfekt zu managen, gibt es nicht. Wir können auch beim besten Risikomanagement und bei noch so guter strategischer Zieldefinition nicht alles und jedes beherrschen. Indes: einige Grundsätze und Anhaltspunkte für die richtige Formulierung und Umsetzung von Zielen sind von hohem Nutzen. Es geht darum, Sinngebung transparent zu machen, mehr Planungssicherheit und Erreichungswahrscheinlichkeit der Ziele durch entschieden höhere Flexibilität und persönliche Identifikation zu erhalten. Wie entwickeln wir nun Alternativen und Handlungsoptionen, wenn Situationen auftreten, in denen effektive Zielerreichung zur Top-Herausforderung für echte Könner wird?

Managen Sie Ihre Erfolgsziele nach den 6 Methoden ( I ) und nach 15 Erfolgsregeln für professionelle Zieldefinition und Motivation ( II ).

( I )

Methode 1: Benchmarks
Blick auf den Wettbewerb. Dies hilft, notwendige Veränderungen zu identifizieren, man lernt von anderen Unternehmen und setzt kreative Potentiale für eigene Ideen frei. Hierzu auch (II), Punkt 4.

Methode 2: Realistische Partizipation
Ermöglichen Sie Ihrem Team und jedem Einzelnen nach seinem Reifegrad, dass er seine persönlichen Ziele mit denen des Unternehmens so klar wie möglich koordiniert. So erkennen Sie, wo der Einzelne steht und wie sein Leistungs- und Qualitätsbewusstsein ausgeprägt ist. Viele Führungskräfte überschätzen den Reifegrad mancher Teamkollegen erheblich. Partizipation entspricht Reifegrad 4 und heißt für den Einzelnen, dass er Erfolgsziele eigenständig definiert, Entscheidungen trifft, Probleme innerhalb des eigenen Bereiches eigenständig löst. Die Absicht bei der (dynamischen) Definition der Reifegrade: den Gesamtbeitrag der menschlichen Ressourcen zur Effizienz des Unternehmens planvoll zu erhöhen. Damit erreichen Sie langfristig eine erhebliche Qualitätssteigerung durch persönlichkeitsgerechtes Empowerment: das Bewusstsein für den Wert der eigenen Arbeit, die Übernahme von Verantwortung. Außerdem wird ein Mitarbeiter so zum Mitunternehmer - und als solcher wird er nicht so schnell das Unternehmen wechseln.

Der selbständig agierende Mitunternehmer auf Reifegradstufe 4 wird von sich aus auf Sie zukommen und Ziele neu vereinbaren, loyal Projekte initiieren, Leistungen dokumentieren und eigenständig nach kontinuierlicher Verbesserung bestrebt sein. Kontrolle frustriert ihn, er kommt schon von alleine und sucht das Gespräch.

Reifegrad 3 ist jener der moderaten Partizipation, diese braucht mehr Gespräch, Abstimmung für Bring- und Holschuld bezüglich Information zum Leistungsstand.

Reifegrad 2 ist noch auf der Stufe geringer Selbständigkeit, hier herrscht hoher Abstimmungs- und Erklärungsbedarf – auch fachlich.

Reifegrad 1 schließlich ist jener von „Neulingen“ in der Einarbeitungsphase: gekennzeichnet durch Anweisen und intensives Coachen, engmaschige Ziel- und Ergebnissicherung sind angezeigt. Der Zeitaufwand für Führungskräfte ist hoch.

Methode 3: Coaching und regelmäßige Entwicklungsgespräche
Die Führungskräfte gehen mit zum Kunden oder auf Akquise, üben sich im Feldtraining und sind mit Ihrer Autorität beim Kunden präsent. Gut ist es, wenn dies ab und an geschieht: Sie sehen vor Ort, was Sache ist und haben Gewissheit über die Realitäten. Der Kunde honoriert in der Regel die Wertschätzung, die ihm durch die Anwesenheit der Führungskraft entgegen gebracht wird. Dies wird sein Vertrauen dann erhöhen, wenn er das Gefühl hat, Führungskraft und Mitarbeiter agieren loyal und arbeiten gemeinsam und konfliktfrei an seinem Nutzen.

Hier ist hohe Verhaltenssensibilität Grundbedingung Nr.1. Hat der Kunde den Eindruck, die Führungskraft kommt aus Kontrollgründen mit, schlägt das Vertrauen schnell um. Entscheidendes Vorteilsargument für das Coaching: Sie können mit dem Mitarbeiter ein konkretes Konzept und detailliertes Vorgehen für dessen eigene Weiterqualifizierung individuell entwerfen, vereinbaren Know-how-Entwicklungsziele, Verhaltensänderungsziele, Ziele welche die organisatorische Kompetenz angehen. Daraus resultiert eine klare Perspektive für beide Seiten, es bringt Erwartungen auf ein realistisches Niveau und erspart eine Menge Zeitaufwand und Ärger.

Methode 4: Richtig dosierte Präsenz durch Kommunikationsmedien
So bleiben Sie per E-Mail und Telefon auch ohne persönliche Anwesenheit in den Köpfen von Kunden, Projektpartnern, Teammitgliedern. Dies muss wohldosiert geschehen, da der Eine mehr Nähebedürfnis hat, dem Anderen mehr Distanz entspricht. Hier brauchen Sie gute Menschenkenntnis und Wissen über die psychologischen Typen. Der Vorteil liegt darin, dass Sie Dinge erfahren, die der Ansprechpartner in anderen Kontexten meist nicht äußert.

Methode 5: Kundeninterview und aktives Beschwerdemanagement
Bringt Aufschlüsse über die konkreten Verbesserungs- und noch ungenutzten Qualitätspotentiale. Grundsatz: in jeder Beschwerde liegt eine Chance. Solange der Kunde mit uns spricht, ist er grundsätzlich bereit, mit uns im Geschäft zu bleiben. Installieren Sie eine Projektgruppe für kontinuierliche Service-Verbesserung.

Methode 6: Strukturiertes Team-Meeting
Jeder Beteiligte muss vorbereitet ins Meeting kommen und hat dort obligatorisch Präsentationsaufgaben. So erkennen Sie, wie der persönliche Fortschritt der Einzelnen bezüglich deren Performance aussieht. Und jeder Beteiligte berichtet, welche konkreten Verbesserungen in seinem Gebiet oder Bereich stattgefunden haben, mit welchem Erfolg und welche konkreten Maßnahmen geplant sind, um diesen Erfolg jetzt und künftig zu sichern. Jedes Meeting und die dort erzielten Vereinbarungen und Ergebnisse werden vor Ort an einem elektronischen Flipchart dokumentiert. Alle Beteiligten erhalten die Dokumentation als verbindliche Arbeitsgrundlage. Das ist eine gute Basis für das Folgemeeting und dessen Vorbereitung, erspart langweilige und zeitfressende Protokolle. Erst, wenn diese Dinge geklärt sind, beginnt der incentivebezogene Teil des Meetings. Dann aber richtig...

( II )

15 Erfolgsregeln für professionelle Zieldefinition und Motivation

1. Formulieren Sie bejahend
Verneinungen fallen weg ( nein , nicht, kein, ohne....)
Also: statt „ich will nicht krank werden“ „ ich bleibe gesund“.... Ziele haben mit Willenserklärungen nur in der ersten Phase zu tun.

2. Konkrete Randbedingungen und Alternativenplanung:
Was, bis wann, mit wem, wie und wieviel gilt es zu erreichen?
Alternative: Mal angenommen, wir erreichen das Ziel nicht, was ist dann unsere beste Alternative? Wie ist diese zu erreichen? Und worin besteht die Zweitbeste? ....

3. realistische Teilziele festlegen :
Hier gelten die gleichen Kriterien wie für jede Zieldefinition

4. Vergleiche weglassen, auch bei den Zielformulierungen, die sich aus den Benchmarks ergeben.

Konzentrieren Sie sich bei der Zielformulierung auf das, was Sie und Ihre Mannschaft selbst initiieren können. Sonst haben Sie den Wettbewerber im Kopf - und das ist nicht beabsichtigt. Es geht immer darum, eigenständige Erfolge und Wege dorthin zu kreieren. Der Vergleichsstandard mit Wettbewerbern dient zur Erschließung von Verbesserungspotentialen, nicht zur Entwicklung von „me-too“ Produkten oder Teams, die beständig auf die Qualitäten Anderer schielen.

5. Relativierungen vermeiden:
„prinzipiell“, „etwas mehr“, „im Grunde genommen“ und andere Weichmacher gehören nicht in Zielformulierungen

6. Widerspruchsfrei beschreiben„trotzdem“, „dennoch“, „zwar-aber“ lassen Sie weg. Realistischerweise gelingt es in turbulenten Zeiten nicht immer, Widersprüche auszuschließen. Dafür nutzen Sie jedoch die Alternativenentwicklung.

7. konsequent formulieren
Sie und Ihre Mannschaft sind der Motor und die Initiatoren Ihres Erfolgs. Also
Verzichten Sie auf „man“, „alle“ und sonstige unscharf definierten Fürworter.
Ersetzen Sie sie durch „ich“ oder „wir“. Und der Passiv hat keinen Platz.
Statt „ XYZ wird erreicht“ sagen Sie „XYZ erreichen wir bis“

8. Phantasie macht manchmal das Unmögliche möglich ...
Provokativ? Nun, dazu eine Aufgabe: Ein Landbaron vererbt seinen 3 Söhnen 17 Pferde. Der Älteste soll die Hälfte der Pferde erhalten, der Mittlere ein Drittel, der jüngste Sohn ein Neuntel. Die drei kommen bei allen Rechenkünsten auf keinen grünen Zweig und sitzen verzweifelt vor dem Gutshaus. Ein kluger alter Verwalter reitet auf seinem Pferd heran und setzt sich zu Ihnen. Er erfährt von der verzwickten Situation – und nach kurzem Nachdenken findet er die Lösung: er schenkt den jungen Männern sein Pferd.
Nun sind es 18 Pferde und die Lösung ist klar: Die Hälfte von 18 sind 9, also bekommt der Älteste 9 Pferde. Der Mittlere erhält ein Drittel, das sind 6. Und der Jüngste bekommt ein Neuntel, das sind zwei.. 9 + 6 + 2, eine wahrlich kluge Lösung. Dann setzt sich der Verwalter auf sein Pferd und reitet davon.
Dazu ein Satz des Philosophen Heinz von Foerster: Handle stets so, dass dein Handeln die Anzahl deiner Handlungsoptionen erhöht.

9. Flexibilität
Manchmal kommen Faktoren von außen, die sich unserem Einfluß entziehen. Das kann schnell gehen. Deshalb fragen Sie sich immer, wie gut Ihre Alternativen sind.
Ermitteln Sie, so gut es absehbar ist, wozu Ihnen das Erreichen des Alternativzieles die
Tür aufmacht. Dies gilt auch für Vereinbarungen. Fragen Sie sich: wenn unsere jetzt akzeptierte Vereinbarung durch unbeeinflussbare Faktoren nicht hält, was genau werden wir tun, um unser Committment so gut wie möglich zu erfüllen? Und wenn dies auch nicht geht, was ist unsere beste Alternative, unsere zweitbeste und was genau können wir auf dieser Basis erreichen?
So festigen Sie Ihren Ruf als gut geführtes realistisches und kluges Team, das über genug Erfahrung verfügt, um die Unwägbarkeiten des Lebens mit einzubeziehen. Ferner nimmt dies enormen Druck aus der Mannschaft und wirkt motivierend, das ursprüngliche Ziel zu erreichen – schließlich gibt man sich niemals mit der zweitbesten Lösung zufrieden, wenn es nicht unbedingt sein muss...

10. Motivklärung
Jeder Mensch hat eine individuelle Wertestruktur. Ist dem Einen Karriere wichtig, integriert der Andere z.B. auch mehr soziale Aspekte und seine private Work-Life-Balance. Achten Sie darauf, dass sich niemand krank arbeitet - auch bei sich selbst. Wir alle sind Menschen mit Stärken und Unzulänglichkeiten. Und als Führungskräfte darüber hinaus auch Vorbild mit Fürsorgepflichten. Was also sind die Motive hinter den Zielen - den eigenen und denen der Teamkollegen: Geld, Zugewinn? Vorteile im Zeitwettbewerb? Sicherheit? Leistungsfähigkeit? Image, Macht, Prestige? Entwicklungsmöglichkeiten? Soziale Werte, Beziehungen? Entlastung? Lust, Spaß, Selbstentfaltung? Gesundheit?
Stellen Sie Ihre eigenen Motive auf den Prüfstand und gehen Sie sie selbstkritisch durch: stellen sich Widersprüche ein oder bemerken Sie unsichere Gefühle bei der Einschätzung Ihrer eigenen Motivhierarchie, so holen Sie sich einen unabhängigen Coach, der dies mit Ihnen reflektiert. Dies gönnen Sie in aller Offenheit auch den Kollegen – eine lohnende Maßnahme für Authentizität im Team und Anerkennung für jeden Teamkollegen als eigenständige Persönlichkeit. Fragen Sie stets: „Wie gestalten wir als die unterschiedlichen Individuen mit unterschiedlichen Talenten die Zielerreichung intelligent?“ Immer gilt das Gesetz der Optimierung: minimaler Aufwand bei maximalem Effekt!

11. Visualisieren Sie den Zielzustand per Mentalkraft
Stellen Sie sich konkret vor, wie Ihre Ausstrahlung sein wird, wenn Sie das Ziel erreicht haben. Wie wird Ihr Gesichtsausdruck sein? Wie Ihre Körperhaltung? Wie werden Sie schauen? Wie werden Sie sich fühlen? Was werden Sie zu sich selbst sagen? Und zu Anderen? Was werden Andere zu Ihnen sagen? Wieviel werden Sie verdient haben? Wozu geht die Tür auf, wenn Sie dieses Ziel erreicht haben? Stellen Sie sich genau vor, was damit in Zukunft zusammen hängt, was Sie dann erreichen, welche Wünsche Sie sich dann erfüllen können....

12. Erkennen Sie gelungene Zielerreichung an
Denken Sie auch daran, sich selbst, das Team oder Einzelne für Zielerreichung zu belohnen. Emotionale Wertschätzung ist oft wichtiger als Geld, Anerkennung ist eines der wichtigsten Motive für erfolgsbezogenes Handeln. Überlegen Sie gut, wen Sie wie belohnen, schließlich ist nicht jeder für die gleiche Art von Belohnung oder Anerkennung empfänglich. Dies ist wieder abhängig von den psychologischen Typen. Beraten Sie sich lieber mit einem kompetenten Coach oder Trainer, wenn Sie sich hier nicht ganz im Klaren sind. Es gibt relativ einfache und wirkungsvolle Instrumente, mit denen Sie Ihre Selbst- und Menschenkenntnis rasch und effektiv wesentlich steigern und dadurch auch Ihre eigene Verkaufs- und Führungsqualität entscheidend verbessern.

13. Timeline: Planen Sie nach der 3-Zeiten-Schätzung:
So bleiben Sie auf dem Boden der Realität:
Setzen Sie eine Zeit fest, indem Sie annehmen, alles läuft reibungslos. So kommen Sie auf die optimistische Zeit (To)
Nun nehmen Sie in einem zweiten Annahmendurchgang an, alles Mögliche läuft schief und Sie brauchen viel mehr Aufwand, um alle Hindernisse aus dem Weg zu räumen. So erhalten Sie die pessimistische Zeit (Tp)
Wahrscheinlich läuft aber nicht alles optimistisch - und wahrscheinlich geht auch nicht alles mögliche schief.... so kommen Sie zum wahrscheinlichen - und damit realistischen Zeitbedarf (Tw)
Aus dem Projektmanagement stammt eine Formel, mit der man diesen wahrscheinlichen Zeitbedarf (Tw) recht gut bestimmen kann:

To + 4 Tw + Tp
Tw = ---------------------
6

- diese Planungsmethode eignet sich auch für Teilziele und Alternativenplanung.

14. Prüfen Sie Ziele auf den Verzicht, den Sie selbst und Ihr Team dafür leisten
Ziele bedingen auch immer Verzicht. Prüfen Sie, ob alle Beteiligten motiviert sind, den geforderten Verzicht um der Zielerreichung willen wirklich zu leisten. Sonst wäre die psychische Ökologie des Teams empfindlich gestört. Alle müssen wirklich überzeugt sein, dass das Ziel den jeweiligen Verzicht wert ist. Lippenbekenntnisse oder Gruppendruck nützen gar nichts. Ehrliches Feedback ist genauso gefragt, wie kreativer Einsatz für neue Ziele. Spielen Sie mit den Teammitgliedern in einem intensiven Meeting durch, was auf dem Weg zum Ziel geschehen kann - gibt es da Konflikte mit der Ehefrau, die ihren Mann eine Woche am Stück nicht zu sehen bekommt? Was alles kann im Team selber zu Konflikten führen?

15. Vereinbarungen für schwierige Situationen
Klären Sie eingehend, wie Sie solidarisch mit Schwierigkeiten umgehen werden. Einen tollen Kickoff für neue Projekte zu gestalten und Begeisterung zu vermitteln ist eine wichtige und richtige Sache. Indes ist es von herausragender Priorität, dass das Team langfristig gut integriert, kreativ und mit Freude auf beständig hohem Niveau an den Zielerreichungen arbeitet. Dies ist viel wichtiger als wenige Erfolgs-Highlights zwischendurch. Für schwierige Situationen müssen Vereinbarungen her - und zwar rechtzeitig. Alle müssen diese mittragen. Daher sind alle Beteiligten gefragt, diese Vereinbarungen gemeinsam zu formulieren. In den Team-Meetings wird sich heraus stellen, ob der tragende Sinn noch motiviert, das Wir-Gefühl stabil ist. Und es ist die Gelegenheit, sich im positiven Sinne zusammen zu raufen, Zweifler wieder ins Boot zu holen, Visionen und Ziele mit Geist, Optimismus und Attraktion zu erfüllen. Auf diese Weise hat sich manches Team schon zur Höchstleistungsmannschaft entwickelt. Es ist einer der höchsten Werte für Unternehmenserfolg, wenn alle Beteiligten auf die Solidarität zwischen Kollegen und Führungskräften vertrauen können - umso mehr in turbulenten Zeiten.

Viel Erfolg!

Michael Erlat

(Michael Erlat)