Mehrwerte im Überblick

Produktivität in der Kommunikation und beim Kundenkontakt steigern

Ende Oktober hat Microsoft mit Office System 2003 eine neue Version seiner Standard-Bürosoftware auf den Markt gebracht. Damit lebt in vielen Firmen und bei Anwendern wieder die Diskussion auf, inwieweit sich ein Update lohnt.
Microsoft selbst argumentiert damit, dass Unternehmen mit der neuen Version wesentlich bessere Möglichkeiten in die Hand bekommen, um integrierte Lösungen für Geschäftsabläufe zu erarbeiten. Tatsache ist, dass heute in den meisten Firmen und Einrichtungen noch mit Office 97 und 2000 gearbeitet wird. Wo liegen also die entscheidenden Mehrwerte für den Einsatz einer neueren Version? Wir geben Antworten für die Aufgabenbereiche Kommunikation und Kundenkontakt. Wir konzentrieren uns aktuell auf die Präsentationssoftware PowerPoint. Hier lohnt der Umstieg auf das ganz neue Office System 2003 auf jeden Fall. » Weiter...

Mehrwerte im Überblick

Mehr Sicherheit

• Mit PowerPoint 2002 wurde erstmals der Passwortschutz für Dateien, den es schon seit Jahren für Word und Excel gibt, nun auch für Präsentationen ermöglicht.


• Damit kann festgelegt werden, dass Präsentationsdateien nur von einem bestimmten Anwenderkreis geöffnet werden können. Präsentationen, die für die Weitergabe an andere Personen bestimmt sind, können durch ein Schreibschutzkennwort vor Veränderung geschützt werden. Wesentlich weiter geht Microsoft bei der neuen Version PowerPoint 2003. Im Rahmen der neuen Technologie »Windows Rights Management Services« können die Anwender des Office System 2003 auf Dateiebene festlegen, wer Zugriff auf eine Datei bekommen soll und mit welchen Nutzungsrechten. Ziel ist es, sensible Geschäftsinformationen - Finanzdaten, Planungsdokumente, Personalinformationen - besser zu schützen. Die Anwender aktivieren und definieren die Zugriffsrechte in der Anwendung selbst (beispielsweise PowerPoint, Excel, Word). Die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt auf Serverseite (Windows 2003 Server).

• Mit dem Festlegen einer Berechtigung lassen sich beispielsweise folgende Aktionen sperren:

- das Öffnen einer Datei
- das Kopieren oder Ausschneiden von Teilen aus dieser Datei
- das Drucken der Datei oder einzelner Teile
- das Weiterleiten der Datei per E-Mail
Darüber hinaus lässt sich mit der neuen Funktion die Nutzung von Präsentationen auch zeitlich begrenzen. Nach einem »Verfallsdatum« sind die Dateien dann nicht mehr zu öffnen. Firmen und Einrichtungen können über zentral bereit gestellte Vorlagen die Prozesse für das Verteilen von Berechtigungen automatisieren - beispielsweise für den Schutz vertraulicher Daten, die nun nur noch von einem bestimmten Personenkreis geöffnet und bearbeitet werden sollen. Die definierten Sicherheitseinstellungen verbleiben physikalisch bei der Datei selbst, unabhängig davon, wohin diese gesendet wird. Anwender benötigen Active Directory Services oder den Microsoft-Passport für die Benutzeridentifikation. Es bleibt allerdings abzuwarten, wie schnell sich diese Technologie durchsetzen wird, denn auf Server-Seite ist hier die die neue Version Windows 2003 Server erforderlich. Neben den Kosten für die Umstellung auf die neue Client-Software kämen in diesem Fall Ausgaben auf der Client-Seite hinzu.