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Produktivitätszuwachs beim Selbst- und Kundenmanagement

Microsoft Office - Outlook 2003

Sie kennen die Situation sicherlich auch: Zwischen zwei Terminen schaut man kurz in sein elektronisches Postfach und findet gleich mehrere Nachrichten, die schnell zu beantworten sind oder sofortiger Bearbeitung bedürfen. Sie nehmen sich vor, dies gleich nach Ende des Meetings zu erledigen. Doch wenn Sie zurück kommen, sind weitere eilige Aufträge hinzugekommen und Ihr Vorhaben der Postbearbeitung läuft Gefahr, in Vergessenheit zu geraten.

> E-Mails mit Übersicht verwalten

E-Mails zu lesen ist in der Regel schnell erledigt, sie zu beantworten oder zu bearbeiten erfordert meist schon mehr Zeit. Bereits beim Lesen können Sie jetzt gleich entscheiden, ob die Nachricht wichtig ist, später beantwortet oder zuvor noch bearbeitet werden muss. Dazu nutzen Sie die erweiterte Funktion der Nachverfolgung (die bisher eher umständlich zu handhaben war). Die Erweiterung selbst ist gar nicht so spektakulär, der Nutzen, den Sie daraus ziehen können, schon eher.
Über die Nachverfolgung können Sie nun mit zwei Mausklicks Ihren Nachrichten eine Farbe oder den Status "Erledigt" zuweisen. Damit schaffen Sie sich eine unfehlbare elektronische Wiedervorlage, die sich nach Prioritäten oder Themenbereichen ordnen und mit einem Statusreport versehen lässt.
Da der Ordner "Zur Nachverfolgung" im Bereich "Favoritenordner" stets eingeblendet ist (vgl. Bild 1), können Sie hier nichts übersehen. Auch die Anzahl der in den Ordnern enthaltenen Elemente können Sie anzeigen.

> Automatische Suchmaschine integriert

Wie lässt sich die gesamte E-Mail-Korrespondenz mit allen Mitarbeitern eines Projektes oder mit allen Personen einer bestimmten Firma mühelos überblicken? In früheren Versionen würden Sie die erweiterte Suche aufrufen und gegebenenfalls die Suchkonfiguration speichern. In Outlook 2003 lösen Sie solche Aufgabenstellungen wesentlich einfacher, völlig intuitiv und mit kleinstem Aufwand mithilfe der neuen Funktion "Suchordner" (Bild 2 unten). Per rechten Mausklick erstellen Sie einen neuen Suchordner und bestimmen die Suchkriterien. Beispielsweise alle Nachrichten von oder an eine(r) Person oder Verteilergruppe oder Mitarbeitern aus einer Firma (anhand des Domainnamens).
Auch E-Mails, denen Sie eine Kategorie zuweisen, lassen sich über Suchordner leicht verwalten. Hier können Sie sowohl selbst versandte wie auch empfangene E-Mails einschließen. Beispielsweise können Sie mit einem benutzerdefinierten Kriterium blitzschnell alle E-Mails in einem Ordner zusammen fassen, denen Sie die Kategorie "Geschäftsanbahnung" oder "Nachhaken" zugeordnet haben. Zusätzlich zu den E-Mails, die Sie zur baldigen Bearbeitung vorübergehend schnell mit einer Nachverfolgungsfarbe gekennzeichnet haben, zeigt Ihnen Outlook 2003 somit an einer Stelle alle Mails, die unerledigt sind und weiterer Bearbeitung bedürfen.


> Weitere Verbesserungen rund um E-Mails

Wenn Sie auf wichtige und dringende Nachrichten warten, ist die Funktion sehr nützlich, dass beim Eingang neuer E-Mail-Nachrichten sofort die Kopfzeile am Bildschirm angezeigt wird.
Mithilfe der bereits aus Word und Excel bekannten AutoKorrektur-Funktion können Sie die die Texte in E-Mail-Nachrichten – aber auch in Aufgaben und Terminen – wesentlich zeitsparender eingeben. Ein "mfg" genügt beispielsweise und Outlook macht daraus "Mit freundlichen Grüßen". Sie können hier weitere, beliebig lange Bausteine definieren, die in Ihrer Korrespondenz häufig vorkommen und die Sie per Kürzel aufrufen.
Die Überflutung mit Spam-Mails ist in den vergangenen Monaten drastisch angestiegen. Was hat Outlook als wohl meistverbreitetes E-Mail-Programm hier entgegen zu setzen? Bisher konnte man versuchen, der Flut mittels Regeln Herr zu werden. Nun gibt es die Funktion "Junk-Mail" (Extras/Optionen). Sie können hier beispielsweise Absender zur Liste der vertrauenswürdigen Absender oder zur Liste der Junk-E-Mail-Versender hinzufügen. E-Mails von Absendern oder Domänennamen, die von Ihnen auf die Liste der Junk-E-Mail-Versender gesetzt wurden, verschiebt Outlook in einen dafür vorgesehenen Ordner oder löscht sie gleich. Outlook bringt bereits vorgefertigte Filter mit typischen Kriterien mit. Eines ist beispielsweise die Sendezeit: Nachts eingehende Nachrichten werden zunächst als möglicher Spam behandelt. Wollen Sie Nachrichten schlafloser Kollegen oder von Personen aus anderen Zeitzonen erhalten, weisen Sie denen den Status vertrauenswürdig zu.

> Outlook hilft beim Zeitmanagement

Zum Abschluss noch zwei produktivitätssteigernde Funktionen zum Umgang mit Terminen. Neben Ihrem Kalender mit den "normalen" Terminen können Sie sich einen oder mehrere weitere anlegen. Legen Sie sich beispielsweise einen für Privates an oder einen mit den Terminen Ihres Partners oder einen für Vorarbeiten an einem neuen Projekt. Der Clou: Sie können sich dann zwei Kalender nebeneinander anzeigen lassen und so bequem miteinander vergleichen.
Arbeiten Sie auch bei Ihren Terminen systematisch mit der Verwendung von Kategorien. Solchen kategorisierten Terminen können Sie dann automatisch eine Farbe zuweisen lassen. So erkennen Sie im Kalender alle Termine zu einem Projekt oder zu bestimmten Meetings schnell und unfehlbar.

(Dieter Schiecke)