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Mehrwerte im Überblick

Produktivität in der Kommunikation und beim Kundenkontakt steigern

Ende Oktober hat Microsoft mit Office System 2003 eine neue Version seiner Standard-Bürosoftware auf den Markt gebracht. Damit lebt in vielen Firmen und bei Anwendern wieder die Diskussion auf, inwieweit sich ein Update lohnt.
Microsoft selbst argumentiert damit, dass Unternehmen mit der neuen Version wesentlich bessere Möglichkeiten in die Hand bekommen, um integrierte Lösungen für Geschäftsabläufe zu erarbeiten. Tatsache ist, dass heute in den meisten Firmen und Einrichtungen noch mit Office 97 und 2000 gearbeitet wird. Wo liegen also die entscheidenden Mehrwerte für den Einsatz einer neueren Version? Wir geben Antworten für die Aufgabenbereiche Kommunikation und Kundenkontakt. Wir konzentrieren uns aktuell auf die Präsentationssoftware PowerPoint. Hier lohnt der Umstieg auf das ganz neue Office System 2003 auf jeden Fall.

> PowerPoint 2002 und 2003

Mit den Versionen PowerPoint 2002 oder 2003 ist es leichter, professionelle Präsentationen zu erstellen. Die Bedienung wurde an mehreren Stellen so verändert, dass Anwender ihre Arbeit deutlich schneller erledigen können. Neue Funktionen machen das gerade beim Präsentieren wichtige bildhafte Darstellen von Informationen einfacher. Auch komplexe Prozesse und erklärungsbedürftige Produkte können dank deutlich erweiterter Animationsfunktionen besser und einfacher abgebildet werden.
Beispiel Sicherheit: Hier wurde viele Jahre von Unternehmen ein Defizit beklagt: Bei der Weitergabe von Präsentationen an Kunden oder beim Bereitstellen von PowerPoint-Dateien zum Download konnten diese nicht vor nachträglichen Veränderungen geschützt werden. Seit PowerPoint 2002 sind hier wichtige Verbesserungen realisiert worden. Die Weitergabe von Unternehmens- und Produktinformationen in digitalisierter Form ist bei vielen Dienstleistern inzwischen zu einem bewährten Weg der Kommunikation mit den Kunden geworden. Auch hier hat Microsoft neue Funktionen und Werkzeuge entwickelt, die diese Arbeiten vereinfachen. Beim Zusammenstellen von Präsentationen auf einer CD erhält der Anwender Unterstützung und auch für die Kunden selbst reduzieren sich Aufwand und Vorwissen, um die erhaltene CD dann zu verwenden.

> Verbesserungen im Detail

Finanzdienstleistungen sind in vielen Fällen erklärungsbedürftig. Ob bei der Entwicklung und Einführung von Produkten oder nachher beim Kunden: Mit PowerPoint 2002 und 2003 gelingt es bei Bildschirmpräsentationen besser, Prozesse und Zusammenhänge zu erklären. Deutlich mehr Möglichkeiten sind verfügbar, einzelne Schritte und Elemente per Animation darzustellen. Erstmals stehen neben den bisher üblichen Eingangs-Effekten, die Informationen auf einer Folie einblenden, nun auch Effekte zum Hervorheben und zum Ausblenden von Texten und Objekten zur Verfügung. Hinzu kommen frei definierbare Pfade, auf denen Texte und Objekte auf einer Folie bewegt werden können. Mit diesen neuen Animationsfunktionen lassen sich auch komplexe Sachverhalte verständlich und überzeugend Schritt für Schritt erklären. Hinzu kommt, dass Dauer und Tempo von Animationseffekten nun souverän gesteuert werden können. Auch die Wiederholung einzelner Schritte ist möglich.
Besonders interessant dürfte die „Trigger-Funktion“ beim Kundengespräch sein: Unabhängig von vorher festgelegten Präsentationsabläufen lassen sich damit die Informationen einer Folie flexibel und interaktiv abrufen. Betrachtet man die Funktionserweiterungen im Bereich der Animation insgesamt, bleibt eigentlich kaum ein Wunsch mehr offen. Dank erweiterter Multimedia-Fähigkeiten lassen sich Videos besser in Präsentationen einbinden. Auch die Arbeitsschritte, um eine Präsentation für die Anzeige im Internet oder Intranet vorzubereiten, gehen erheblich leichter von der Hand.

> Blended Learning inklusive

Natürlich bedarf es zur Bedienung einer neuen Version der Einarbeitung. Viele Unternehmen sparen derzeit bei der Weiterbildung und die Mitarbeiter sind so nach der Installation neuer Programmversionen auf sich allein gestellt. Hier wurde mit der neuen Office-Version Vorbildliches geleistet, um den Umstieg oder auch den Neueinsteig in die Programme zu erleichtern. Anwender von Office 2003 finden auf den Webseiten von Microsoft kostenlose Online-Trainings, die methodisch und didaktisch hervorragend aufbereitet sind. Einsteiger und auch fortgeschrittene Anwender können hier mit einer Vielzahl von Lektionen, mit Musterdateien und Checklisten sowie mit Online-Lerntests ihr Wissen systematisch auf- und ausbauen.

(Dieter Schiecke)