Welche Dokumente sollten digitalisiert werden?

Papierberge in Aktenschränken, verstaubte Ordnerreihen im Keller und das mühsame Suchen nach einzelnen Belegen gehören für viele deutsche Unternehmen und Selbstständige noch immer zum täglichen Arbeitsalltag, obwohl längst bessere Lösungen bereitstehen.

Dabei hat sich die Arbeitswelt im Jahr 2026 längst so grundlegend verändert, dass traditionelle, rein papierbasierte Abläufe den heutigen Anforderungen an Geschwindigkeit und Flexibilität kaum noch gerecht werden. Hybrides Arbeiten und wachsende Vorschriften erfordern schnellen Zugriff auf Geschäftsunterlagen. Doch nicht jedes Blatt Papier verdient dieselbe Aufmerksamkeit beim Übergang ins Digitale. Ein durchdachtes Vorgehen spart Zeit, senkt Kosten und schützt zugleich vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff. Dieser Ratgeber zeigt konkret, welche Dokumentenkategorien Vorrang haben, welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten und wie sich der Umstieg strukturiert umsetzen lässt.

Dokumentenkategorien mit hoher Priorität für die Digitalisierung

a)    Buchhalterische Unterlagen und steuerrelevante Belege

In Deutschland schreibt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) klare Regeln für die Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente vor. Rechnungen, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege unterliegen Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren. Gerade bei diesen Unterlagen lohnt sich der digitale Wandel besonders, weil physische Belege durch Feuchtigkeit, Lichteinwirkung oder Alterung unleserlich werden können. Wer sich dafür entscheidet, komplette Ordner digitalisieren zu lassen, gewinnt nicht nur wertvollen Stauraum zurück, sondern stellt auch die langfristige Lesbarkeit und schnelle Auffindbarkeit aller Belege sicher. Ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt dabei für die nötige Rechtssicherheit.

Diese steuerrelevanten Dokumente sollten zuerst digitalisiert werden:

1.     Eingangs- und Ausgangsrechnungen der letzten zehn Geschäftsjahre

2.     Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive Sozialversicherungsnachweise

3.     Reisekostenabrechnungen und Bewirtungsbelege

4.     Jahresabschlüsse, Bilanzen und Gewinn-und-Verlust-Rechnungen

5.     Bankbelege, Kontoauszüge und Zahlungsnachweise

6.     Steuerbescheide und Korrespondenz mit dem Finanzamt

Die Digitalisierung gerade dieser Kategorie bringt einen weiteren Vorteil: Bei einer Betriebsprüfung lassen sich angeforderte Unterlagen innerhalb von Minuten bereitstellen, statt tagelang Aktenordner zu durchsuchen. Auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern wird durch digitale Übergabe spürbar beschleunigt. Wer tiefer in die Thematik rund um das Digitalisieren von Geschäftsunterlagen eintauchen möchte, findet dort praxisnahe Hinweise zu Formaten und Speicherkonzepten.

b)   Verträge, Personalakten und rechtlich bindende Schriftstücke

Arbeitsverträge, Mietverträge, Gesellschaftervereinbarungen und Versicherungspolicen zählen zu den besonders schützenswerten Dokumenten, deren Verlust – sei es durch Beschädigung, Diebstahl oder schlichte Unachtsamkeit – gravierende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben kann, die sich im schlimmsten Fall über Jahre hinweg bemerkbar machen. Wasserschäden oder Brände vernichten unter Umständen unwiederbringliche Originale. Die digitale Sicherung, bei der Dokumente verschlüsselt auf mehreren Servern gespeichert werden, die sich idealerweise an geografisch voneinander getrennten Standorten befinden, reduziert dieses Risiko in beträchtlichem Maße.

Personalakten verdienen dabei besondere Beachtung. Neben dem Arbeitsvertrag enthalten sie Abmahnungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise und Krankmeldungen. In Zeiten des Fachkräftemangels wird eine lückenlose, schnell durchsuchbare Personalakte zum echten Wettbewerbsvorteil, etwa wenn es um interne Beförderungsentscheidungen oder Qualifikationsnachweise geht. Datenschutzrechtlich ist dabei zu beachten, dass digitalisierte Personalunterlagen streng nach DSGVO-Vorgaben gespeichert und nur autorisierten Personen zugänglich gemacht werden dürfen. Das Thema Datenschutz im digitalen Wandel berührt auch die Frage, wie Unternehmen mit mehr Sicherheit in wirtschaftlich herausfordernden Phasen agieren können.

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