Wie die Prozessoptimierung zu Effizienzsteigerungen im Unternehmen führt

Insbesondere große Unternehmen haben mitunter komplexe Geschäftsabläufe. Eine Prozessoptimierung kann daher sinnvoll sein, um die Prozesse effizienter gestalten zu können. Dabei eignet sich die Prozessoptimierung jedoch keineswegs nur für große Konzerne. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können die im Betrieb anfallenden Prozesse verbessern und so ihre Effizienz steigern.

Prozessoptimierung als wichtiges Instrument zur Effizienzsteigerung

Die Optimierung von Prozessen ist für jede unternehmerisch tätige Person von großer Wichtigkeit. Denn sowohl große Konzerne als auch Einzelunternehmer können hiervon profitieren. Eine Prozessoptimierung kann zur Steigerung der Produktivität führen, da sich der manuelle Arbeitsaufwand durch den Einsatz von Hilfsmitteln verringern lässt. Hierfür können zum Beispiel Maschinen oder Tools verwendet werden. Effizientere Arbeitsabläufe und Automatisierungen können zudem dafür sorgen, dass geringere Kosten entstehen. Auch der Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben lässt sich deutlich reduzieren. So kann zum Beispiel der Aufwand für die Buchhaltung verringert werden, indem eine Buchhaltungslösung genutzt wird, die eine Schnittstelle zur Software des Steuerberaters aufweist.

Was genau versteht man unter der Prozessoptimierung?

Unter dem Begriff Prozessoptimierung versteht man die Analyse der Vorgänge eines bestimmten Unternehmens. Im Anschluss daran werden diese einer Überarbeitung unterzogen. Dabei kann sich die Optimierung sowohl auf das gesamte Unternehmen als auch auf eine einzelne Abteilung beziehen, wie zum Beispiel den Vertrieb, die Buchhaltung oder das Marketing. Führt ein großer Konzern eine solche Prozessoptimierung durch, dann wird in der Regel eine externe Unternehmensberatung mit der Aufgabe betraut. Kleinere Selbstständige und Freiberufler sind allerdings durchaus dazu in der Lage, ihre Prozesse selbst zu optimieren. Das liegt daran, dass sich die Komplexität der Geschäftsvorgänge zwischen kleinen Betrieben und großen Unternehmen stark unterscheidet.

Woraus ein Prozess besteht

Grundsätzlich setzt sich ein Prozess immer aus einer Reihe von unterschiedlichen Aufgaben zusammen. Dabei werden die einzelnen Arbeitsschritte in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt. Am Ende der Kette von Arbeitsschritten steht ein Ziel, das erreicht werden soll. Das Ziel kann zum Beispiel darin bestehen, eine bestimmte Dienstleistung zu bewerben. Für jede im Rahmen des Prozesses anfallende Tätigkeit wird Zeit, Geld und Energie aufgewendet. Eine Verbesserung der Arbeitsschritte bzw. des Prozesses kann daher zu entsprechenden Einsparungen führen und ist daher von großer Bedeutung für Unternehmen. Das zeigt sich auch an den Umsätzen der deutschen Robotik- und Automationsbranche, die im Jahr 2002 noch bei 6,1 Milliarden Euro lagen, sich im Jahr 2022 aber schon auf 14,4 Milliarden Euro belaufen sollen. 

Wie sieht die Prozessoptimierung in der Praxis aus?

Die Prozessoptimierung zeichnet sich dadurch aus, dass systematisch vorgegangen wird. Dabei unterscheidet man zwischen verschiedenen Phasen. Eine Prozessoptimierung dient ausschließlich dazu, bereits bestehende Arbeitsabläufe zu analysieren und zu verbessern. Das bedeutet, dass im Rahmen der Prozessoptimierung keine neuen Prozesse eingeführt werden.

Die Analyse vorhandener Prozesse

In der ersten Phase wird der bereits bestehende Prozess einer Analyse unterzogen. Diese Analyse bildet die Basis der Optimierung. In dieser Phase kommt es zur Dokumentation und Beobachtung von vorhandenen Abläufen sowie zur Befragung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Dabei können die folgenden Fragen Optimierungspotenzial aufzeigen:

• Wie sieht die Gestaltung der bereits vorhandenen Prozesse aus?

• Gibt es Arbeitsschritte, die weggelassen werden oder effizienter ausgeführt werden können?

• Wer ist für welchen Arbeitsschritt verantwortlich?

• Entstehen bei der Ausführung einzelner Arbeitsschritte Probleme?

Betrachtung der Probleme

In der nächsten Phase werden Fehler und Probleme untersucht, die im Rahmen eines Prozesses auftreten. Hierbei werden die Ursachen beleuchtet. Es ist wichtig, die Fehlerquelle ausfindig zu machen und festzustellen, an welcher Stelle im Prozess das Problem zum ersten Mal auftritt.

Lösungsentwicklung

Der nächste Schritt besteht darin, Lösungen zu entwickeln, welche die aufgetretenen Fehler ausmerzen und zu einer Verbesserung des Prozesses führen. Abhängig vom konkreten Problem bestehen unterschiedliche Lösungsansätze. Einzelne Arbeitsschritte lassen sich zum Beispiel automatisieren oder gar komplett entfernen. In anderen Fällen kann schon der Wechsel zu einer besseren Software Abhilfe schaffen. Liegt das Problem in der Mitarbeiterkompetenz begründet, dann können entsprechende Fortbildungen hilfreich sein.

Umsetzung der erarbeiteten Lösungen

Wurde eine Lösung für das Problem gefunden, dann geht es in die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Diese werden Schritt für Schritt angewendet, sodass die Dauer der Umsetzung variieren kann.

Erneute Analyse

Der letzte Schritt einer erfolgreichen Prozessoptimierung besteht darin, die nun optimierten Abläufe erneut zu analysieren. Auf diese Weise kann ermittelt werden, ob die zum Einsatz gekommenen Maßnahmen zielführend waren und entsprechende Ergebnisse gebracht haben.

Ein Beispiel für die Prozessoptimierung

Freiberufler und Selbstständige können mittels optimierter Prozesse die Abgabe ihrer Steuererklärung vereinfachen und dabei den Zeitaufwand reduzieren. So kann zum Beispiel eine Software genutzt werden, die eine Schnittstelle zu ELSTER hat. Auf diese Weise werden die Steuerdaten sicher und unkompliziert abgesendet. Da die Software die Formulare automatisch ausfüllt, werden zudem Fehler vermieden. Somit ist es nicht mehr notwendig, sich im ELSTER-Portal einzuloggen, um dann umständlich die einzelnen Formulare von Hand auszufüllen. (fw)