Feedbackgespräche mit Mitarbeitern führen

Die Gespräche reflektieren und optimieren

In vielen (Groß-)Unternehmen ist das regelmäßige Führen von Mitarbeitergesprächen Pflicht. Das ist an sich gut! Zuweilen führt dies jedoch dazu, dass die Führungskräfte die Gespräche nur führen, um zum Beispiel der Personalabteilung „Vollzug“ zu melden. Entsprechend ist die Qualität der Gespräche. Diese Gefahr ist besonders groß, wenn die Führungskräfte selbst unter Anspannung stehen. Das ist in Krisenzeiten oder Zeiten eines raschen Wandels, in denen in den Unternehmen auch viele Change- oder gar Transformationsprojekte laufen, gehäuft der Fall.

Deshalb empfiehlt sich in der Praxis oft folgendes Vorgehen: Nach jedem Mitarbeitergespräch füllen die Führungskraft und der Mitarbeiter online unabhängig voneinander einen Fragebogen aus und senden ihn zum Beispiel an die Personalabteilung. Der Fragebogen kann Fragen enthalten wie:

• Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesprächsverlauf?

• Als wie funktional erwies sich die genutzte Technik?

• Wie zufrieden waren Sie mit der Gesprächsatmosphäre?

• Wie lange dauerte das Gespräch?

• Wurden auch Entwicklungsthemen erörtert?

• Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Gesprächspartner vom nächsten Gespräch noch mehr profitieren?

Diese Rückmeldung an die Personalabteilung garantiert keine qualitativ hochwertigen Feedbackgespräche; sie sorgt aber für eine Mindestqualität, die Schritt für Schritt gesteigert werden kann; unter anderem, indem - sofern zum Beispiel in den ausgefüllten Fragebögen immer wieder bestimmte Wünsche der Gesprächspartner auftauchen - hieraus weitere Empfehlungen der Personalabteilung an die Führungskräfte abgeleitet werden.

Sich ausreichend Zeit nehmen

Ein Indikator für die Qualität eines Mitarbeiter- oder Feedbackgesprächs ist dessen Dauer. In normalen Zeiten, wenn die Feedbackgespräche nur im Zwei-, Drei-Monatsrhythmus stattfinden, gilt die Faustregel: Eine Stunde Zeit sollten Führungskräfte pro Mitarbeiter mindestens einplanen. Denn damit eventuell auch heikle (persönliche) Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese gilt es zunächst zu schaffen.

Das gilt auch in Krisen- und Marktumbruchzeiten. Finden in ihnen die Gespräche jedoch in einer engeren Taktung – zum Beispiel im Drei- oder gar Zwei-Wochen-Rhythmus – statt, dann ist die Vorgabe „mindestens eine Stunde“ bei einer größeren Führungsspanne meist unrealistisch. Auf alle Fälle sollten die Gespräche aber ohne Zeitdruck und Störungen von außen erfolgen. Deshalb empfiehlt es sich, sie in den Randzeiten zu führen.

Ein gut strukturiertes Feedback- und Mitarbeitergespräch besteht aus folgenden Phasen:

• Reflektion der vergangenen Zeiteinheit (zum Beispiel das zurückliegende Quartal),

• Einschätzung der aktuellen Situation und

• Blick nach vorne.

Von besonderer Bedeutung ist, dass der Mitarbeiter auch ein Feedback über seine „Stärken“ und „Schwächen“ erhält. Was macht/kann er gut beziehungsweise weniger gut? Zum Beispiel, bei der Selbstorganisation der Arbeit im Homeoffice? Oder beim Nutzen der vorhandenen Kollaborationtools? Oder in der Online-Kommunikation mit Kollegen? Denn jeder Mensch hat blinde Flecken. Hierbei handelt es sich um Verhaltensmuster, die uns nicht bewusst sind. Deshalb brauchen wir ab und zu eine Rückmeldung von außen, damit wir uns über unser Verhalten und seine Wirkung – auch in der Online-Kommunikation und virtuellen Zusammenarbeit – bewusst werden. Diese Klarheit führt zu einem Erkennen von Lernfeldern. Das ist gerade in Zeiten wichtig, in denen letztlich eine neue Kultur der (Zusammen-)Arbeit sowie des Lernens im Unternehmen etabliert werden soll.

Eine Voraussetzung für Mitarbeitergespräche, in denen es auch möglich ist, heikle Themen anzusprechen und Lernfelder zu identifizieren, ist Vertrauen. Bröckelt dieses, weil zum Beispiel der Mitarbeiter und seine Führungskraft im Alltag nur noch selten persönlich miteinander kommunizieren, öffnet sich der Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch nicht. Also kann die Führungskraft ihm auch kein wirkungsvolles Feedback geben. Außerdem erhält sie selbst keine brauchbare Rückmeldung für ihre eigene Entwicklung. Deshalb sind das bewusste Kontakt-halten und die gezielte Beziehungspflege gerade bei Mitarbeitern, die (partiell) im Homeoffice arbeiten, sehr wichtig.

Die investierte Zeit und Energie lohnt sich

Das regelmäßige Führen von Feedbackgesprächen mit allen Mitarbeitern erfordert viel Zeit seitens der Führungskräfte – auch wegen der nötigen Vorbereitung. Doch diese Investition lohnt sich, denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen. Hierdurch reduziert sich auch der Führungsaufwand. Deshalb sollten Führungskräfte die Feedback- bzw. Zielvereinbarungsgespräche mit ihren Mitarbeitern aus innerer Überzeugung führen, denn: Die Mühe lohnt sich für sie, ihre Mitarbeiter und das Unternehmen – ganz gleich, ob die Gespräche bei persönlichen Treffen oder online erfolgen.

Marktkommentar von Hans-Peter Machwürth Geschäftsführer der international agierenden Unternehmensberatung Machwürth Team International