Wie Sie Arbeitszeit als Betriebsmittel effizient steuern und einsetzen

Arbeitszeit als Betriebsmittel: Warum fehlende Steuerung Geld kostet

In vielen Unternehmen wird Arbeitszeit vor allem als Kostenfaktor betrachtet. Diese Sicht greift jedoch zu kurz. Denn betriebswirtschaftlich betrachtet ist Arbeitszeit mehr als nur Aufwand – sie ist ein Betriebsmittel.

Während Betriebsmittel wie Maschinen, Kapital oder Software gezielt gesteuert werden, um maximale Wertschöpfung zu erzielen, bleibt die Arbeitszeit oft unbeachtet. Dies führt zu unnötigen, oft beträchtlichen Kosten, die sich mit einfachen und gezielten Maßnahmen leicht vermeiden ließen.

Wie Unternehmen Arbeitszeit gezielt steuern und damit ihre Wirtschaftlichkeit messbar verbessern können, zeigt dieser Beitrag. So wird aus einer schwer greifbaren Größe eine aktiv steuerbare Ressource mit direktem Einfluss auf die Kostenstruktur.

Was passiert, wenn Arbeitszeit nicht als Betriebsmittel gesteuert wird

Wird ein klassisches Betriebsmittel, zum Beispiel eine Maschine, ineffizient eingesetzt, entstehen unmittelbar sichtbare Kosten – etwa durch Stillstand, Verschleiß oder Fehlproduktion.

Bei der Arbeitszeit ist dieser Zusammenhang weniger offensichtlich, aber wirtschaftlich genauso relevant. Fehlt die Transparenz, wird Arbeitszeit nicht gezielt eingesetzt und verteilt sich unkoordiniert im operativen Alltag – mit spürbaren finanziellen Folgen.

Diese zeigen sich oft verzögert, sind jedoch klar messbar:

● Verdeckte Überstunden: Arbeitszeit wird geleistet, ohne geplant oder erfasst zu sein. Dennoch entsteht eine Verbindlichkeit – als Auszahlung oder Freizeitausgleich.

● Unkontrollierter Resturlaub: Urlaubsansprüche werden nicht systematisch gesteuert. Je nach rechtlichem Rahmen und betrieblicher Praxis können daraus bilanzwirksame Rückstellungen entstehen.

● Fehlende Zuordnung von Tätigkeiten: Arbeitszeit wird investiert, ohne klare Zuordnung zu Projekten oder Aufgaben. Damit fehlt die Grundlage, um Wertschöpfung überhaupt bewerten zu können.

● Fehlkalkulationen in Projekten: Planungen basieren häufig auf Annahmen statt auf realen Ist-Daten. Ohne Abgleich zwischen kalkulierten und tatsächlichen Stunden bleiben unwirtschaftliche Projekte oft unerkannt.

● Intransparente Auslastung: Schwankungen in der Arbeitslast werden nicht sichtbar gemacht. Dadurch bleiben Kapazitäten ungenutzt oder Mitarbeiter werden überlastet.

● Indirekte Kostensteigerungen: Unerkannte und dauerhafte Überlastung treibt Krankenstände und Produktivitätsverluste in die Höhe und steigert damit die Personalkosten.

● Bußgelder: Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz und andere Vorgaben werden häufig erst im Nachhinein erkannt und können erhebliche finanzielle Konsequenzen haben.

Der gemeinsame Nenner: Arbeitszeit verursacht Kosten, ohne dass ihr Einsatz ausreichend gesteuert wird.

Ein Beispiel verdeutlicht das Ausmaß:

Wenn 50 Mitarbeiter täglich 20 Minuten mit Tätigkeiten verbringen, die nicht aufgezeichnet oder falsch zugeordnet werden, sind das mehr als 3.600 Stunden pro Jahr (bei 220 Arbeitstagen im Jahr). Das entspricht – bei einem angenommenen durchschnittlichen Bruttogehalt von 2.800 Euro – einem finanziellen Gegenwert von rund 54.000 Euro (und das noch ohne Berücksichtigung der Lohnnebenkosten!).

Wie Arbeitszeit gezielt gesteuert werden kann

Arbeitszeit lässt sich nur steuern, wenn sie messbar ist. Ohne Transparenz in der Zeiterfassung bleibt unklar, wo Zeit eingesetzt wird, wie sie sich verteilt und welche wirtschaftlichen Effekte daraus entstehen.

Erst durch eine systematische elektronische Arbeitszeiterfassung und die Erfassung von Projekt-, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten in einem zentralen digitalen System entsteht eine belastbare Datengrundlage.

Diese macht Arbeitszeit zu einer aktiv steuerbaren Ressource – im Controlling, im operativen Tagesgeschäft sowie in flexiblen und mobilen Arbeitsmodellen.

Arbeitszeit im Controlling gezielt auswerten und steuern

Im Controlling werden Betriebsmittel üblicherweise anhand von Kennzahlen bewertet und aktiv gesteuert. Genau das sollte auch für die Arbeitszeit gelten.

Denn viele zentrale Kennzahlen basieren direkt auf ihr, beispielsweise:

Personalkostenquote

Deckungsbeiträge

Fehlzeitenquote

Krankenstandsquote

Produktive und nicht produktive Arbeitszeiten

Projektmargen

Auf dieser Basis lassen sich zentrale unternehmerische Fragen steuern:

Kapazitäten: Wo sind Teams überlastet – und wo gibt es freie Ressourcen?

Kosten: Welche Tätigkeiten verursachen wie viel Personalkosten?

Profitabilität: Welche Projekte oder Kunden sind tatsächlich rentabel?

Produktivität: Wie hoch ist der Anteil wertschöpfender Arbeit?

Personalplanung: Wo besteht Bedarf an Neueinstellungen – oder Umverteilung?

Fehlen verlässliche Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten, fehlt auch die Grundlage für objektive Steuerung und Entscheidungen.

Lesen Sie weiter auf der nächsten Seite