Nicht ausbuchen, sondern handeln

Die Leistung ist erbracht, die Rechnung geschrieben. Nur das Geld fehlt. Es wird erinnert, gemahnt, telefoniert. Und irgendwann ausgebucht. Dahinter steckt eine nachvollziehbare Überlegung: Soll man einer offenen Forderung noch weiteres Geld hinterherwerfen? Rechtsanwalt, Gericht, Zeitaufwand und am Ende ist womöglich trotzdem nichts zu holen.

Diese Rechnung greift zu kurz. Eine berechtigte Forderung ist kein lästiger Verwaltungsvorgang. Sie ist Vermögen des Unternehmens. Wie relevant das Thema ist, zeigen aktuelle Zahlen. Creditreform stellte für den deutschen Mittelstand im Frühjahr 2025 fest, dass lediglich 20,9 % der befragten Unternehmen keinerlei Forderungsausfälle verzeichneten. 11,2 % meldeten Ausfälle von mehr als 1 % ihres Umsatzes. Im Herbst 2025 waren nur 28,9 % ganz ohne Zahlungsausfälle; 7,9 % verloren mehr als 1 % ihres Umsatzes. 1 % klingt nach nicht viel. Bei zwei Mio. Euro Jahresumsatz sind das aber bereits 20.000 Euro. Bei z. B. 5 % Gewinnmarge müssen für einen Forderungsverlust von 10.000 Euro rechnerisch 200.000 Euro zusätzlicher Umsatz erwirtschaftet werden, um den Betrag auszugleichen. Wer eine fällige Forderung monatelang unbearbeitet lässt, gewährt seinem Kunden damit faktisch zusätzlichen Kredit. Ohne bewusste Kreditentscheidung und häufig ohne zusätzliche Sicherheit. Aus einer unbezahlten Rechnung wird damit schnell ein Ertragsproblem.

Insolvenzrisiko verschärft die Situation

Auch das wirtschaftliche Umfeld spricht gegen langes Abwarten. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes registrierten die Amtsgerichte 2025 insgesamt 24.064 beantragte Unternehmensinsolvenzen. Die angemeldeten Forderungen beliefen sich auf rund 47,9 Mrd. Euro.

Inkasso? Ein Begriff mit Imageproblem

„Inkasso“ löst selten positive Assoziationen aus. Mahnschreiben, Gerichtsvollzieher und unangenehme Telefongespräche gehören zum traditionellen Bild. Modernes Forderungsmanagement sollte jedoch anders verstanden werden. Es geht nicht darum, einen säumigen Kunden möglichst massiv unter Druck zu setzen. Ziel ist, berechtigte Forderungen strukturiert zu klären und eine wirtschaftlich tragbare Lösung zu erreichen. Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen berichtet, dass seine Mitgliedsunternehmen jährlich rund 5 Mrd. Euro an ihre mehr als eine halbe Million Auftraggeber zurückführen. Rund 70 % werden nach Angaben des Verbandes ohne Übergabe in ein gerichtliches Mahnverfahren geklärt. Der Branchenreport 2025 zeigt die Dimension: 39 Millionen neue Forderungen wurden innerhalb eines Jahres an Inkassodienstleister übergeben. Ein Plus von 16,7 %. Forderungsmanagement ist damit längst Teil des Liquiditätsmanagements.

„Der Anwalt kostet am Ende mehr als die Forderung.“ Dieses Argument hört man gerade bei kleineren Forderungen häufig. Natürlich wäre es wirtschaftlich unsinnig, jedem offenen Rechnungsbetrag unabhängig von Bonität, Beweislage und Realisierungschance unbegrenzt weiteres Geld hinterherzuschicken. Aber zwischen „Ausbuchen“ und „Prozessieren“ liegt ein breites Feld. Ein professioneller Prozess klärt zunächst: Ist die Forderung unstreitig? Ist der Schuldner erreichbar? Befindet er sich in Verzug? Wie ist seine wirtschaftliche Situation? Ist eine Ratenzahlung oder außergerichtliche Einigung sinnvoll? Kommt ein gerichtliches Mahnverfahren infrage? Ob Kosten der Rechtsverfolgung vom Schuldner zu erstatten sind, hängt von den rechtlichen Voraussetzungen und dem Einzelfall ab. Forderungsmanagement bedeutet nicht: „Koste es, was es wolle.“ Es bedeutet: strukturiert entscheiden statt vorschnell verzichten.

Sieben Gründe, eine Forderung nicht vorschnell auszubuchen

Aus Umsatz wurde noch kein Geld: Solange die Rechnung nicht bezahlt ist, finanziert das Unternehmen seinen Kunden.

Forderungsausfälle treffen den Gewinn überproportional: 10.000 Euro Verlust erfordern bei 5 % Umsatzrendite 200.000 Euro zusätzlichen Umsatz, um den Ergebnisverlust auszugleichen.

Die Zeit arbeitet gegen den Gläubiger: Verschlechtert sich die wirtschaftliche Lage des Schuldners, konkurriert die eigene Forderung später möglicherweise mit anderen Gläubigern.

Konsequentes Forderungsmanagement schafft Zahlungsdisziplin: Wer Zahlungsziele dauerhaft folgenlos überschreiten lässt, macht daraus schnell eine unverbindliche Empfehlung.

Nicht jede Forderung muss vor Gericht: Kommunikation, Prüfung, Zahlungsvereinbarungen und Ratenlösungen können sinnvoller sein als eine sofortige Eskalation.

Unternehmerzeit ist ebenfalls Geld: Wer wiederholt selbst telefoniert und E-Mails schreibt, verursacht ebenfalls Kosten – auch wenn sie auf keiner Rechnung stehen.

Forderungsmanagement ist Risikomanagement: Bonitätsprüfung, klare Zahlungsbedingungen, schnelle Rechnungsstellung, definierte Mahnintervalle und ein festgelegter Übergabepunkt gehören zur Unternehmensorganisation.

Prävention beginnt vor der ersten Mahnung

Gutes Forderungsmanagement setzt nicht erst bei der überfälligen Rechnung ein. Schon vor Vertragsabschluss kann eine Bonitätsprüfung sinnvoll sein. Ebenso wichtig sind eindeutige Verträge, dokumentierte Leistungen, korrekte Rechnungen und klare Zahlungsziele. Danach braucht es einen standardisierten Prozess: Wann erfolgt die Zahlungserinnerung? Wann die Mahnung? Wer nimmt Kontakt auf? Ab welchem Betrag oder welcher Verzugsdauer wird die Forderung intern eskaliert oder extern übergeben? Gerade kleinere Unternehmen entscheiden darüber häufig von Fall zu Fall. Das ist verständlich, betriebswirtschaftlich aber problematisch. Ein professioneller Prozess verhindert, dass Sympathie, Zeitmangel oder die Scheu vor einer unangenehmen Auseinandersetzung darüber entscheiden, ob Unternehmensvermögen verfolgt oder aufgegeben wird.

Auch Seriosität gehört zum Forderungsmanagement

Wer einen externen Inkassodienstleister einschaltet, sollte nicht allein auf den Preis schauen. Inkassodienstleistungen sind Rechtsdienstleistungen. Das Bundesamt für Justiz führt deshalb ein Rechtsdienstleistungsregister, in dem registrierte Anbieter recherchiert werden können. Auch transparente Prozesse, ein nachvollziehbares Vergütungsmodell, Datenschutz und ein professioneller Umgang mit Schuldnern auf Augenhöhe sind wichtige Auswahlkriterien. Gerade bei langfristigen Kundenbeziehungen kommt es auf die richtige Kommunikation an. Ein Kunde, der eine Rechnung übersehen hat oder vorübergehend einen Liquiditätsengpass erlebt, sollte anders behandelt werden als jemand, der berechtigte Forderungen systematisch ignoriert. Professionelles Forderungsmanagement unterscheidet zwischen diesen Situationen.

Die schlechteste Forderung ist nicht die offene, sondern die vergessene

Natürlich ist nicht jede Forderung realisierbar. Schuldner können insolvent, zahlungsunfähig oder nicht auffindbar sein. Auch kann eine Forderung rechtlich streitig oder wirtschaftlich nicht sinnvoll durchsetzbar sein. Eine Ausbuchung kann deshalb durchaus die richtige Entscheidung sein. Sie sollte aber das Ergebnis einer Prüfung sein. Nicht das Ergebnis von Resignation. Vielleicht ist genau das der notwendige Perspektivwechsel: Inkasso ist nicht das Eingeständnis einer gescheiterten Kundenbeziehung. Professionelles Forderungsmanagement bedeutet zunächst, das eigene Unternehmen ernst zu nehmen. Denn wer seine Leistung vollständig erbracht hat, darf erwarten, dass auch die vereinbarte Gegenleistung erbracht wird.

Ein Beitrag von Marc Wittmer, Geschäftsführer, Baden Collect