Von der Papierrechnung zur E‑Rechnung: Schritt für Schritt zur Digitalisierung

Warum jetzt umsteigen: Vorteile für KMU

Der Wechsel zur E‑Rechnung reduziert Aufwand, spart Kosten und erhöht die Transparenz im Rechnungswesen. Gleich zu Beginn lohnt sich ein klarer Fokus auf strukturierte Daten und einen durchgängigen Workflow – ein Ansatz, den Dienstleister wie eBill Service GmbH unterstützen. Digitale Rechnungen lassen sich automatisch prüfen, zuordnen und freigeben. Das verkürzt Durchlaufzeiten, senkt Fehlerquoten und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Buchhaltung und Management.

Schritt‑für‑Schritt: Der strukturierte Umstieg

Standards wählen: XRechnung oder ZUGFeRD

Entscheiden Sie früh, welche Formate Sie unterstützen. XRechnung ist im öffentlichen Bereich etabliert, ZUGFeRD kombiniert visuelle PDF‑Darstellung mit eingebetteten strukturierten Daten. Klare Vorgaben an Lieferanten erhöhen die Qualität eingehender Belege und ermöglichen eine höhere Automatisierungsquote.

Prozesse definieren und ERP integrieren

Skizzieren Sie den gesamten Rechnungsworkflow: Eingang, Validierung, Zuordnung, Freigabe, Zahlung, Archivierung. Planen Sie die ERP‑Integration inklusive Felder‑Mapping (Bestellnummer, Kostenstelle, USt‑ID, IBAN) und automatischer Regeln wie PO‑Matching oder Freigaben nach Betragsgrenzen. Testen Sie Schnittstellen früh mit Musterrechnungen.

Datenqualität und Validierung sicherstellen

Pflegen Sie Stammdaten zentral und führen Sie Validierungsregeln ein: Pflichtfelder, Plausibilitätschecks, Dublettenprüfung. Brauchbare Daten sind die Basis für reibungslose Buchungen und verhindern teure Nacharbeiten. Legen Sie Verantwortlichkeiten für Datenpflege fest und messen Sie regelmäßig die Fehlerquote.

GoBD‑Compliance und digitale Archivierung

E‑Rechnungen müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Definieren Sie Rollenrechte, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen. Ein manipulationssicheres Archiv mit nachvollziehbaren Prozessen erleichtert interne Kontrollen und externe Prüfungen. Dokumentieren Sie jede Änderung und halten Sie die Verfahrensdokumentation aktuell.

Praxis-Tipps und typische Stolpersteine

Starten Sie klein mit einem klar abgegrenzten Bereich und erweitern Sie schrittweise. Messen Sie KPIs wie Durchlaufzeit, Automatisierungsquote, Fehlerquote und Skonto‑Nutzung. Vermeiden Sie unklare Zuständigkeiten und Medienbrüche. Halten Sie die Kommunikation mit IT, Buchhaltung und Einkauf kontinuierlich und dokumentiert.

Fazit: Mit klarem Plan zügig digitalisieren

KMU meistern den Umstieg, wenn Standards feststehen, Prozesse sauber definiert sind und Datenqualität stimmt. Mit ERP‑Integration, GoBD‑konformer Archivierung, strukturiertem Lieferanten‑Onboarding und gezielten Schulungen entsteht ein effizienter, verlässlicher Rechnungsworkflow – der Papier ersetzt und messbare Vorteile bringt.