Mit der E-Rechnung Zeit und Kosten sparen

Die E-Rechnung ist seit 2025 Pflicht. Gut so, denn so lassen sich Zeit, Papier und Kosten sparen. Die DATEV E-Rechnungsplattform kann man bis zum 30.06.26 sogar kostenfrei testen. Registrieren, Postfach aktivieren – schon ist diese Pflicht erfüllt.

Seit dem 1. Januar 2025 ist Schluss mit Papier- und PDF-Rechnungen: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Diese Regelung betrifft auch Kleinunternehmer und Selbstständige. Das klingt zunächst nach Bürokratie und viel Aufwand. Doch wer jetzt die richtige Lösung wählt, macht die Pflicht zur Chance: weniger Papier, weniger manuelle Arbeit und mehr Übersicht. Vor allem aber kann die Umstellung schneller und leichter gelingen als vielleicht gedacht.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Oft wird noch die klassische PDF-Datei als „digitale Rechnung“ verstanden. Doch eine E-Rechnung ist weit mehr: Sie besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die den europäischen Normen EN 16931 entsprechen. Dazu zählen Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x.

Diese Standards ermöglichen eine direkte Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten, ohne dass diese abgetippt oder mithilfe von OCR-Erkennung ausgelesen werden müssen. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen drastisch.

Der Zeitplan ist klar:

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
• Für den Versand gilt eine Übergangsfrist: Spätestens ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen Rechnungen ausschließlich im E-Rechnungsformat ausstellen.

Wer sich jetzt auf diese Änderungen einstellt, profitiert doppelt: rechtlich abgesichert und organisatorisch besser aufgestellt.

E-Rechnungen sicher empfangen und automatisiert weiterleiten

Rechnungen per E-Mail zu empfangen, wirkt zunächst einfach, ist aber problematisch:

• Unsicherheit
  PDFs lassen sich leicht manipulieren, E-Mails sind häufig von Viren oder Betrugsversuchen betroffen.
• Brüche im Prozess 
  Eingänge müssen manuell sortiert, geprüft und weitergeleitet werden.
• Intransparenz 
  Unternehmen wissen oft nicht, ob und wann eine Rechnung den Empfänger erreicht hat.

Eine zentrale Plattform, wie die DATEV E-Rechnungsplattform, löst diese Probleme:

• Sicherer Datenaustausch
  Die Zustellung erfolgt im geschützten Raum, mit automatischer Validierung und Virenprüfung.
• Transparenz durch Statusmeldungen
  Empfänger sehen jederzeit, welchen Status die Rechnung hat. Sie können erkennen, ob sie geöffnet, heruntergeladen oder an DATEV Unternehmen online weitergeleitet wurde.
• Vielfalt der Eingangswege
  Ob über das deutsche TRAFFIQX-Netzwerk oder über das internationale PEPPOL-Netzwerk: Die Plattform nimmt Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen entgegen.
• Einheitlicher Prozess
  Auch „sonstige Rechnungen“ (PDFs) können eingebunden werden, sodass Unternehmen nicht mit parallelen Abläufen arbeiten müssen.

Effizienz im Alltag

Bei der DATEV E-Rechnungsplattform ist das E-Rechnungspostfach das zentrale Element. Es funktioniert als eine Art Schaltzentrale für den Rechnungsempfang. So lassen sich über die Plattform E-Rechnungen einfach und komfortabel empfangen. Einmal eingerichtet, arbeitet das E-Rechnungspostfach als digitale Schaltzentrale im Hintergrund. Eingehende Rechnungen werden automatisch zu DATEV Unternehmen online weitergeleitet. Dort lassen sie sich prüfen, freigeben und archivieren.

Die Vorteile sind spürbar:

• Kein Medienbruch
  Rechnungen wandern direkt ins System, wo sie weiterverarbeitet werden.
• Digitale Verarbeitung der Rechnungen
  E-Rechnungen liefern die relevanten Daten bereits strukturiert. Lösungen wie „DATEV Unternehmen online” ermöglichen das automatische Auslesen und Visualisieren dieser Daten. Das erleichtert die Bearbeitung und macht eine manuelle Eingabe überflüssig.
• Schnellere Bearbeitung
  Skonti können konsequent genutzt werden, Mahnquoten sinken.
• Zukunftsfähigkeit
  Die Plattform ist schon heute vorbereitet auf eine mögliche Meldepflicht steuerrelevanter Rechnungsdaten.

Besonders wichtig: Unternehmen können weitgehend bei ihren gewohnten Abläufen bleiben. Wer Rechnungen in einer branchenspezifischen Software schreibt, kann diese künftig über Schnittstellen an die Plattform senden. Das ist ein Vorteil, der die Umstellung erheblich erleichtert.

DATEV als verlässlicher Partner

Mit der DATEV E-Rechnungsplattform steht eine Lösung bereit, die nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch höchste Ansprüche an Datenschutz und Sicherheit berücksichtigt. Alle Daten bleiben in Deutschland, Updates erfolgen automatisch. Die Unternehmen müssen sich nicht selbst um technische Anpassungen kümmern.

Seit fast 60 Jahren unterstützt DATEV Unternehmen und Kanzleien bei der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse. Mit der E-Rechnungsplattform entsteht nun ein weiterer Baustein, der die Buchführung effizienter, sicherer und zukunftssicher macht.

Mehr Informationen zur DATEV E-Rechnungsplattform unter datev.de/e-rechnungsplattform.